On distingue essentiellement deux types de classement informatique :
- classement pas activité
- classement par tâche
Mais rien ne nous empêche de combiner ces deux formes de rangement, en particulier pour éviter les doublons.
Pour cela, on classe ensemble les éléments spécifiques à une activité, et dans un autre répertoire ce qui est commun aux activités.
Exemple : Vous êtes boulanger-pâtissier.
Vous créez un dossier boulangerie et un dossier pâtisserie afin d’y classer les documents qui sont spécifiques à chaque métier, comme les recettes par exemple.
Ajoutez ensuite un dossier administratif pour y classer les documents communs comme la comptabilité par exemple.
Dans tous les cas, soyez attentif à ce qu’il n’y ait aucun doublon : votre classement informatique ne doit pas permettre de classer des fichiers à deux endroits différents.
Comment différencier ce qui est propre à une activité et ce qui peut être transverse ?
Dans notre exemple, nous avons choisi de créer un répertoire recettes pour la boulangerie et un autre pour la pâtisserie. Il serait tout à fait possible de ne créer qu’un seul répertoire afin de mélanger toutes les recettes. Cette décision dépend de vos habitudes de recherche.
Pas bien
Bien
Ainsi, quand vous avez un document en main, vous devez vous poser la question : « Pourquoi je conserve ce document, à quoi va-t-il me servir ? »
Si la réponse est : « je vais utiliser ce document donner des cours de pâtisserie », le mieux est peut-être de créer un répertoire pâtisserie. Ainsi, lorsque vous serez à la recherche d’une recette de pâtisserie, pour donner un cours par exemple, vous chercherez votre recette dans un répertoire qui ne sera pas saturé de dizaines de recettes de pains fantaisies, de quiches diverses et variées, etc.
En revanche, si la réponse est : « J’archive ma recette pour en avoir une trace si un jour je dois la retrouver », vous n’avez probablement pas besoin de séparer les recettes de pâtisserie et de boulangerie. Rangez toutes vos recettes dans le même répertoire et utilisez la fonction recherche pour remettre la main dessus…
Cet article est la troisième et dernière partie d’un dossier en trois parties consacré au classement et à la nomenclature des fichiers informatiques :
Confiez la gestion courante de votre entreprise
La gestion courante peut vite devenir fastidieuse et chronophage. Elle n’en est pas moins essentielle au bon fonctionnement de l’entreprise. En confiant ces tâches à un professionnel, vous êtes assuré de leur réalisation et garantissez les délais…
Cliquez pour découvrir la prestation gestion courante de l’entreprise
J'ai créé une interface qui permet aux abonné(e)s de ma liste de diffusion
de poser des questions dans les domaines comptables et administratifs.
Une fois inscrit(e), à tout moment vous pouvez m'envoyer
vos questions par courriel et je tâcherai d'y répondre.
C'est gratuit. Si vous êtes intéressé(e),
vous trouverez le formulaire d'abonnement ICI.
Avec Votre secrétaire en ligne, je partage mes expériences acquises
pendant plus de deux décennies en comptabilité et toutes les tâches administratives.
Je propose des prestations pour
accompagner associations et entreprises.
Découvrez un aperçu de mes prestations ICI.
