Dans la première partie de notre dossier consacré à l’archivage informatique, nous avons essayé d’adopter un classement qui ne se contente par de ranger des documents, mais qui puisse également nous rendre service dans notre activité, ne serait-ce que pour l’inspiration. Essayons d’aller plus loin et imaginons d’administrer ses fichiers pour des recherches rapides et efficaces.
Pour améliorer la performance, il est possible de travailler la lisibilité des répertoires et leur contenu.
Êtes-vous plutôt littéraire ou matheux ?
En premier lieu, allez-vous opter pour un nommage alphabétique ou numérique des répertoires ?
Un classement par ordre alphabétique peut être utile pour différencier des éléments bien définissables.
Exemple, pour votre boulangerie-pâtisserie, vous avez créé un répertoire “source de revenus” qui comporte les sous-dossiers suivants :
- Magasin
- Marchés
- Événements
- Tournées
Faire appel au numérique pour classer ces répertoires n’est pas nécessaire.
En revanche, une hiérarchisation numérique peut s’avérer beaucoup plus judicieuse pour ordonner des domaines aux fonctions plus aléatoires… Les dossiers les plus consultés peuvent même être placés en premier dans la liste, les superflus en dernier, exemple :
- 101 – Gestion courante
- 102 – Comptabilité
- 103 – Communication
- …
- 999 – Cadeau(x) pour le personnel
Une identité propre pour chacun de nos fichiers !
Pour les noms de fichiers, il est important d’adopter une nomenclature et de la respecter. Si elle est bien suivie, les fichiers seront classés de manière cohérente dans votre répertoire.
Par ailleurs, pourquoi ne pas envisager de donner un certain nombre d’informations directement dans le nom de fichier ? Cela permet de s’épargner la corvée d’avoir à les ouvrir afin de savoir ce qu’il y a à l’intérieur…
Pour un courrier, par exemple, on peut adopter un nommage de fichiers avec trois informations :
- type du fichier
- nom et prénom du destinataire
- date
Ce qui donnerait, par exemple : annonce_le journal du pâtissier_20221205.doc
Je ne suis pas un numéro, je suis un fichier libre !
Pour aller plus loin, vous pouvez même imaginer une codification complexe et ambitieuse permettant de donner une multitude de précisions… exemple :
ANN JDP01 221205
Vous aurez alors besoin d’une base de données à laquelle il sera nécessaire de se référer pour décrypter le message :
Table Type de courrier :
- ANN : Annonce publicitaire
- COF : Commande fournisseur
- REC : Relance client
- RET : Réclamation
Table Destinataire :
- JDP01 : Journal du Boulanger
- LNB01 : Les Nouvelles de la Boulangerie
- THM01 : Thuriès Magazine
À vous de décider comment vous souhaitez administrer vos fichiers…
Cet article est la troisième et dernière partie d’un dossier en trois parties consacré au classement et à la nomenclature des fichiers informatiques :
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Image d’illustration par Bill Kasman de Pixabay
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