Vous avez mis en place un classement rationnel, précis, concis et lisible… Il vous reste un élément à prendre en compte… On n’y pense pas forcément, car sa question ne fait surface que plus tard, c’est l’archivage. Ainsi, il serait heureux de définir dès à présent ce qui est amené à rester sous la main, et ce qui est amené à “dégager”. C’est l’essence même d’un classement à vocation perpétuelle !
Vers l’infini et au-delà !
Les fichiers actuellement présents dans votre arborescence ne sont pas forcément amenés à y rester…
Certes, un RIB est probablement condamné à s’encroûter dans son répertoire Banque.
En revanche, même s’il présente la particularité de disposer de 29 jours, on pourrait envisager de faire bénéficier au relevé de compte du mois de février 1996 un petit voyage direction le disque dur externe. Là, il pourra sagement se faire oublier, plutôt que de séjourner éternellement sur votre disque dur actuel dont l’espace n’est pas infini et qui commence à montrer ses limites.
Dès lors, si vous ne voulez pas avoir à consacrer un jour par an à explorer manuellement chaque recoin de l’univers connu de votre arborescence en quête de fichiers à mettre au placard, pensez dès à présent à identifier ce qui sera à archiver définitivement dans un avenir plus ou moins proche.
Le classement sans éternité s’appelle angoisse : l’éternité sans classement s’appelle enfer (Gustave Thibon)
Par exemple, si vous optez pour un classement numérique, vous pourriez décider de réserver les numéros 8 et 9 à des dossiers et fichiers à archiver à des moments précis de l’année, comme la comptabilité après la clôture, par exemple.
Un numéro peut aussi être attribué aux documents en cours de conception. En effet, comme il ne sont pas terminés, ils n’ont peut-être pas besoin d’être archivés.
De même, vos dossiers consacrés aux recettes de pâtisserie ne connaissent que rarement des modifications… Pourquoi ne pas leur assigner des numéros débutant par 5 car vous avez décidé de ne pas les inclure dans la sauvegarde quotidienne…
Chuck Norris a déjà compté jusqu’à l’infini… deux fois !
Quoi qu’il advienne, votre classement à vocation perpétuelle connaîtra, lui aussi, une évolution éternelle… Par conséquent, ne vous attendez pas à avoir tout de suite un système d’arborescence parfait, définitif. Il faudra le peaufiner et faire preuve de patience.
Cet article est la troisième et dernière partie d’un dossier en trois parties consacré au classement et à la nomenclature des fichiers informatiques :
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