Si vous établissez beaucoup de factures, vous préférerez probablement utiliser votre logiciel de gestion commerciale pour suivre le règlement de vos clients. En revanche, si vous avez peu de factures, vous pouvez directement utiliser votre logiciel de comptabilité pour suivre et lettrer vos comptes clients.
Pour l’exemple, nous utilisons le logiciel compta.libremen.com duquel sont tirées toutes les captures.
Suivi dans le logiciel de comptabilité
Pour suivre directement les comptes clients dans la comptabilité, vous devez préalablement, et dans l’ordre :
- Procéder à la saisie des factures et des règlements dans la comptabilité.
- Vous assurer que le solde du compte bancaire et de la caisse dans la comptabilité sont conformes aux relevés et au journal de caisse. Pour cela, procédez au rapprochement bancaire.
Lettrer les comptes clients
Dès lors, on peut procéder au lettrage de chaque compte client.
Dans compta.librement.com, on affiche la liste des comptes : https://compta.libremen.com/base/compte
On cherche les comptes clients qui commencent toujours par 411. Utiliser le raccourci Ctrl+F permet d’accéder plus facilement aux premiers comptes.
Pour consulter le compte d’un client, vous pouvez cliquer dessus. Si vous souhaitez lettrer plusieurs comptes, ouvrez chaque compte dans des onglets différents en laissant la touche Ctrl appuyée lorsque vous réalisez un clic gauche.
Une fois le compte ouvert, vous pouvez visualiser les écritures saisies pour le client :
- Au débit apparaissent les montants dus, autrement dit le total de la facture.
- Au crédit apparaissent les montants payés.
La compta ludique
C’est maintenant qu’on arrive au moment le plus amusant lorsqu’il s’agit de comptabilité ! Il faut associer les factures avec leurs règlements.
Pour cela, on attribue une lettre de l’alphabet aux écritures qui s’accordent dans “Pointer tout” à droite :
Après chaque lettrage, il est impératif de vérifier qu’aucune erreur ne s’est produite lors de l’exercice.
Pour procéder au contrôle du lettrage, Cliquez sur Lettrées dans la liste au-dessus de l’écran. Seules les écritures lettrées s’afficheront. Vérifiez le solde, il doit présenter un magnifique zéro.
Dans notre exemple, les écritures lettrées ne sont pas équilibrées… En effet, à la place d’un zéro s’affiche un écart s’élevant à 30 €.
Pour corriger, on clique sur Toutes et on lettre l’écriture qui avait échappé à notre vigilance.
Une fois que vous avez lettré votre compte client, cliquez sur Toutes afin de faire apparaître les factures qui ne sont pas payées… Et éventuellement relancer vos clients.
Lettrer vos comptes clients dans le logiciel de comptabilité peut s’avérer plus efficace qu’utiliser un logiciel de facturation. En effet, cette méthode évite de devoir passer par des exports vers la comptabilité. Une étape qui peut se révéler parfois quelque peu fastidieuse, en particulier lorsque les exports présentent des erreurs…
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