Faire votre comptabilité vous-même signifie que vous allez utiliser le logiciel de comptabilité et avoir accès à toutes ses fonctionnalités. Certaines vont vous permettre de gagner du temps. Peut-être même que ce temps compensera celui que vous aurez consacré à faire votre comptabilité. Voici quelques exemples d’applications concrètes au quotidien.
Mon fournisseur me relance : je n’aurais pas payé sa facture.
Plutôt que de chercher la facture, rendez-vous dans le logiciel de comptabilité.
Cliquez sur « Recherche ».
Tapez le montant de la facture du fournisseur et cliquez sur « Valider ».
Si aucun enregistrement n’est trouvé, la facture n’est pas saisie.
Cela signifie que la facture se trouve dans les factures qui ne sont pas encore saisies.
Cette indication vous permet de réduire le champ de vos recherches.
Vous pouvez également rechercher la facture en consultant le compte du fournisseur.
Cliquez sur « Comptes »
Descendez jusqu’au compte du fournisseur (exemple Orange) et cliquez dessus.
Le compte recense les factures (au crédit) et les règlements (au débit). Vous pouvez voir en un coup d’oeil si la facture est saisie et éventuellement si un règlement a bien été effectué.
Si vous souhaitez consulter la facture, utilisez le numéro de pièce pour la retrouver dans vos archives.
Connaître le solde réel de son compte bancaire
Avoir à sa disposition un état bancaire comprenant toutes les écritures, y compris celles qui n’apparaissent pas encore en banque, est l’une des fonctionnalités du logiciel de comptabilité les plus intéressantes.
Cliquez sur « Comptes »
Scrollez jusqu’à votre compte bancaire.
L’ensemble de vos mouvements bancaires apparaissent sur la page.
Scrollez jusqu’au bas de la page. Le solde réel de votre compte bancaire s’affiche tout en bas à droite.
NB : En comptabilité, un solde négatif est un solde créditeur. Ainsi, rassurez-vous pour l’entrepreneur de notre exemple, son compte bancaire n’est pas dans le rouge.
Sur la même page, vous avez la possibilité de vérifier si vos chèques, remises de chèques ou autres mouvements ont bien fait l’objet d’un débit ou d’un crédit sur votre compte bancaire.
En haut de la page, cliquez sur « Pointage » puis sur « non pointées ».
Tous les mouvements qui n’apparaissent pas encore en banque s’affichent alors.
Je voudrais savoir où j’en suis dans mes dépenses sur le poste télécommunication
Explorer les factures fournisseur en quête des notes fournies par Orange est un peu fastidieux.
Dans le logiciel de comptabilité, rendez-vous dans la section « Comptes » et scrollez cette fois-ci jusqu’au compte « Télécommunication » afin d’afficher toutes les charges saisies.
Le solde en bas à droite indique le total des charges saisies, et donc le total de vos dépenses.
Fonctions avancées – Tableaux de bord
Dans le menu à gauche, le logiciel de comptailité propose une fonction d’export.
Cliquez sur « Toutes les données ».
Le fichier généré, et que vous trouverez sur votre ordinateur, contient toutes vos données comptables.
Vous pouvez l’ouvrir avec un tableur comme Excel ou LibreOffice.
Les données classées dans un tableau peuvent être filtrées, classées, traitées… à votre guise. Cela vous permet de générer des outils d’analyse personnalisés.
Bien sûr, si vous n’avez pas le temps ou les connaissances suffisantes, vous pouvez faire appel à Votre secrétaire en ligne pour créer le tableau de bord qu’il vous faut, sans frais supplémentaires si cet outil d’analyse reste assez simple à créer.
À titre d’exemple, voici un outil simple d’analyse actuellement utilisé par les clients de Votre secrétaire en ligne. Il permet de comparer les dépenses sur deux exercices.
NB : compta.libremen.com a été utilisé pour l’exemple
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