Lorsque cela est possible, c’est-à-dire presque tout le temps, nous utiliserons LibreOffice pour nos tâches administratives. Parce que c’est une suite bureautique libre. Et parce qu’elle est gratuite. Ainsi, nous allons logiquement utiliser LibreOffice pour envoyer un courriel identique à différents destinataires.
LibreOffice comprend plusieurs logiciels, dont Calc et Writer.
Calc pour créer la base de données
C’est dans Calc que nous allons saisir les e-mails de nos contacts, ainsi que les autres informations spécifiques.
Ouvrez Calc. Créez un nouveau document. Enregistrez le fichier dans votre arborescence.
Le fichier est composé de lignes et de colonnes.
Dans la première ligne, inscrivez les entêtes de colonne. Dans les lignes en dessous, vous pouvez saisir les informations relatives à chacun de vos contacts.
Enregistrez et fermez le fichier Calc.
Création du modèle de courriel
Ouvrez Writer. Créez un nouveau document. Enregistrez le fichier dans votre arborescence.
Rédigez votre courriel.
Personnaliser le modèle
Pour personnaliser votre modèle, vous devez ajouter les champs de votre base de données.
Pour afficher votre base de données dans Writer, rendez-vous dans le menu Insertion, cliquez sur Champ, puis sur Autres champs.
Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur l’onglet Base de données, puis sur Parcourir pour sélectionner votre source.
Dès lors, votre base de données s’affiche dans la partie Sélection d’une base de données
Dépliez votre base de données en cliquant sur les petits triangles. Sélectionnez l’élément que vous souhaitez ajouter à votre courriel et cliquez sur Insérer.
Résulat :
Paramétrer l’envoi de courriel dans Writer
Pour envoyer des courriels avec Writer, vous devez indiquer les paramètres de votre serveur de messagerie.
Rendez-vous dans Outils, Options, LibreOffice Writer et Courriel de publipostage.
Une fois que vous avez renseigné votre nom et votre adresse mail, indiquez le nom du serveur et le port pour envoyer des mails avec votre messagerie. Par exemple, pour une adresse mail en :
- gmail : smtp.gmail.com – 465
- orange : smtp.orange.fr – 465
- etc.
Envoyer un courriel identique à différents destinataires
Pour faire apparaître la barre d’outils Publipostage, rendez-vous dans Affichage, Barres d’outils, Publipostage.
Dans le menu Publipostage, utilisez les flèches pour vous déplacer entre vos contacts et vérifiez que le courriel s’affiche comme vous le souhaitez.
Une fois que vous êtes satisfait du résultat, cliquez sur Envoyer les courriels pour envoyer le modèle de courriel personnalisé à tous vos destinataires.
Dans la fenêtre qui s’affiche, renseignez le champ destinataire À et le sujet. Sélectionnez les contacts de la base de données auxquels vous souhaitez envoyer le courriel.
Envoyez les documents.
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