Quelle que soit la raison pour laquelle vous avez à rédiger un e-mail, il est essentiel d’être le plus concis possible si l’on veut envoyer un courriel efficace.
En effet, si vous vous perdez dans les détails, vous risquez de ne pas avoir la réponse que vous attendez…
1. Postulat de base
Pour augmenter ses chances d’être lu, il convient de se mettre à la place de son lecteur…Celui-ci :
- lit de nombreux mails par jour
- lit ses messages sur son téléphone portable
2. Ce qu’il faut comprendre…
Le temps que votre interlocuteur accorde à la lecture des innombrables courriels qu’il reçoit chaque jour n’est pas forcément extensible, par conséquent, votre message doit impérativement être court, concis.
Nombreuses sont les personnes qui lisent leurs courriels sur un téléphone portable. Or, les conditions de lecture sur un écran de petite taille ne sont pas des plus confortables : raison de plus pour privilégier un message court, et aéré.
NB : Même si votre interlocuteur dispose d’un écran géant et de toute la journée pour lire votre e-mail, un courriel efficace, c’est-à-dire un message concis et agréable à lire fera, a minima, une bonne impression.
3. On se met à l’eau
Élaborez un plan en trois ou quatre parties, en indiquant :
- la nature de votre besoin
- la raison pour laquelle vous vous adressez à votre interlocuteur
- le type de retour que vous attendez et l’échéance
NB : Ce schéma n’est pas valable dans toutes les situations ; cependant essayez de l’adapter ou de vous en inspirer…
Chaque partie correspond à un paragraphe ; sautez une ligne entre chaque paragraphe pour aérer.
En n’accordant pas plus de 2 ou 3 phrases maximum à chaque paragraphe, vous aurez un courriel efficace.
N’oubliez pas de saluer et de remercier.
Et soignez l’objet qui doit clairement indiquer votre besoin.
Démarchage auprès d’une entreprise
Si vous vous adressez à une entreprise pour la première fois, ajoutez une introduction qui vous permettra de vous présenter et d’indiquer comment vous avez connu l’entreprise, ce que vous appréciez et vous a incité à la contacter.
Votre message doit décrire votre expertise et en quoi elle peut contribuer au développement de l’entreprise.
Si possible, n’hésitez pas à démontrer votre connaissance de l’actualité de l’entreprise (progression, difficulté…) et en quoi votre apport peut lui être bénéfique et lui offrir des solutions concrètes.
Si possible, vous pouvez soumettre un exemple de projet antérieur en rapport avec le sujet de votre courriel, accompagné de quelques notes expliquant comment il pourrait éventuellement être adapté à l’entreprise.
Conseils supplémentaires…
Si c’est un message important, laissez passer quelques jours, relisez votre courriel et supprimez les éléments inutiles (de quelques mots à un paragraphe entier) pour rendre votre texte encore plus concis.
Soyez familier avec un proche, plus formel avec un supérieur ou un inconnu.
N’hésitez pas à faire lire votre courriel à une autre personne pour avoir son avis ou pour corriger les fautes.
N’envoyez pas votre courriel à 22h00… Respectez les horaires de travail.
Prévoyez de relancer si vous n’avez pas de réponse, au bout de 48 heures, par exemple.
Prestation création et rédaction de document
Si le temps vous manque, vous pouvez déléguer la rédaction et la correction de vos courriels ou l’élaboration de documents tels que graphiques, brochures, diaporamas, ainsi que la saisie de données…
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