Votre secrétaire en ligne vous propose une prestation pour créer votre budget prévisionnel mais aussi un outil pour suivre tout au long de l’année vos dépenses : le tableau de bord.
Traverser l’année sans savoir si l’entreprise s’éloigne des dépenses prévues peut s’avérer quelque peu angoissant. Pour se rassurer et éviter les désillusions en fin d’exercice comptable, le mieux est encore d’avoir un outil qui permette de suivre ses chiffres et de les comparer.
Comparer c’est bien, mais quoi ?
Votre secrétaire en ligne propose un outil permettant de comparer le réalisé avec :
- le réalisé de l’exercice précédent à la même période
- les montants prévus au budget prévisionnel
- les montants du budget prévisionnel actualisés
Les deux premières méthodes permettent de comparer les chiffres réalisés avec ceux constatés à la même période ainsi que ceux prévus lors de l’élaboration du budget prévisionnel. Ainsi, il est possible de dégager une tendance.
En revanche, l’évaluation ne permet pas de se projeter sur l’excédent ou le déficit prévisible en fin d’année.
Pour cela, il faut établir une base de comparaison afin de pouvoir comparer ce qui est comparable.
Cas pratique
À la fin du mois de février, l’entreprise a effectué des achats pour un total de 1 000 €.
Le budget prévisionnel annuel prévoit 12 000 € d’achats, soit 1 000 € par mois.
Cela fait 2 000 € de dépenses d’achats possibles à la fin février.
Conclusion : le budget prévisionnel est respecté avec 1 000 € d’achat.
Ceci étant dit, les 12 000 € d’achats prévus par le budget prévisionnel correspondent, dans notre exemple, à un chiffre d’affaires de 240 000 € à l’année, soit 40 000 € à la fin février.
Or, des événements inattendus ont généré une baisse du chiffre d’affaires prévu qui n’atteint finalement que 30 000 €.
Dès lors, il est nécessaire de corriger le montant prévu pour les achats.
Proratiser en fonction du chiffre d’affaires
Pour résumer :
- 1 000 € d’achats par mois sont possibles pour 20 000 € de chiffre d’affaires par mois.
- Au bout de deux mois de fonctionnement, le chiffre d’affaires doit donc s’élever à 40 000 €.
- S’il s’élève à 30 000 €, les chiffres prévus au budget prévisionnel doivent être ajustés.
Ajuster les chiffres du budget prévisionnel permettra de les comparer avec ceux qui ont été réalisés.
Pour y parvenir, il convient de proratiser les chiffres du budget prévisionnel en prenant comme base le chiffre d’affaires.
Nous avons réalisé 30 000 € de CA à la place de 40 000, soit un taux de proratisation de 0,75 : 30 000 / 40 000 = 0,75
Le budget prévisionnel prévoit 2 000 € d’achats possibles au 28 février, soit 1 500 € une fois réajustés avec le taux de proratisation : 2 000 € x 0,75 = 1 500 €
Proratiser sur le nombre de produits fabriqués
Si cela s’avère plus pertinent, il est possible de pendre une autre base de comparaison que le chiffre d’affaires, comme le nombre de produits fabriqués.
Exemple :
La boulangerie Délice Gourmand a prévu de fabriquer 100 croissants par jour.
Finalement, elle en produit 150.
Le poste achat de matières premières prévoyait 30 € pour confectionner 100 croissants, soit 30 cts par croissant : 30 € / 100 croissants.
En fabriquant 150 croissants, le poste « achat de matières premières » devrait donc s’élever à 45 € : 30 cts x 150 croissants
Nota benne
Les montants utilisés pour les exemples sont faibles et donc peu significatifs. Néanmoins, les écarts peuvent avoir des conséquences plus importantes pour des montants plus élevés et des périodes plus longues.
C’est pourquoi il est important de comparer tous les postes.
Dès lors, vous vous rendrez probablement compte que tout n’est pas proratisable, comme les salaires… Un élément qui fera l’objet d’un nouvel article…
La prestation liée à cet article :
Modèle de tableau de bord pour donner une idée
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