Pour votre entreprise, vous vous demandez quelle est la durée de conservation de vos documents…
Un tableau vaut mieux que de longs discours :
| DOCUMENT | ANNÉES |
| Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 |
| Documents comptables : des grands livres aux factures fournisseurs en passant par les comptes de résultats, y compris les contrats conclus ainsi que les bons de commande et de livraison… | 10 |
| Documents fiscaux : Impôts sur le revenu et les sociétés, BIC, BNC, impôts locaux, CFE, TVA… | 6 |
| Documents bancaires (talon de chèque, relevé bancaire…), dossier d’un avocat… Gestion du personnel : Feuilles de paie, registre unique du personnel, contrats de travail, soldes de tout compte… | 5 |
| Feuilles de présence aux assemblées, pouvoirs, rapport du gérant, procès verbaux du conseil d’administration. Gestion du personnel : Charges sociales… | 3 |
Nota bene
- En cas de radiation du registre du commerce et des sociétés, les statuts doivent être conservés cinq années après l’arrêt de l’activité.
- Les contrats d’assurance doivent être conservés 2 ans après leur résiliation.
- Les employeurs sont soumis à des délais légaux de conservation. Cependant, rien n’empêche les entreprises de conserver les feuilles de paie sans limitation. En effet, un ancien apprenti pourrait venir demander ses bulletins perdus dans un incendie pour faire valoir ses droits à la retraite, par exemple…
Pour précision
La durée de conservation concerne le document original, qu’il ait été délivré en pdf ou papier. Cela signifie que vous ne pouvez pas remplacer une facture papier par son scan.
Vous ne serez pas surpris d’apprendre que vous vous exposez à des sanctions si vous ne respectez pas ces délais, comme une amende de 10 000 € par exemple.
Journées du patrimoine
Quoi qu’il en soit, n’oubliez pas qu’au bout d’un certain temps, n’importe quel document peut se transformer en témoignage historique…
Ainsi, le talon de chèques que vous venez de terminer vous semble peut-être insignifiant. Vous le trouvez peut-être même encombrant. Mais ce ne sera peut-être plus le cas dans 10, 15, 20, 30 ans…
Essayez d’imaginer les “bons” moments que vous vivrez en vous replongeant avec nostalgie dans l’histoire de votre entreprise…
Veillez à la conservation de ces documents dans de bonnes conditions de surcroît. C’est aussi, donc, d’une certaine manière, protéger le patrimoine de son entreprise.
Si la place est un problème pour vous, il est possible de diminuer la taille de vos archives papiers ; Votre secrétaire en ligne propose une solution pour passer au tout numérique.
Sources :
https://www.economie.gouv.fr/entreprises/delai-conservation-documents
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