Dématérialisation de votre classement
La prestation Classement et dématérialisation des documents administratifs a pour ambition de :
- proposer une arborescence intuitive pour l’archivage de vos documents
- dématérialiser vos documents administratifs (y compris comptable)
Liste des besoins auxquels répond la prestation
Efficacité
Mise en place d’un d’un classement intuitif, efficace, sans doublon
Sécurité
Prévenir la perte des documents et assurer la conservation des données
Espace
Diminuer l’encombrement généré par les documents administratifs
Économie
Économiser encre d’imprimante, classeurs
Échange
Fluidifier les relations avec les partenaires
Facilité
Accéder à ses documents partout grâce à internet
Pour précision
Le classement est une affaire sérieuse
En entreprise, le classement des documents est un volet important des tâches que l’on confie aux secrétaires parce qu’il exige des qualités propres au métier : organisationnelles, rigueurs et constance.
En travaillant le classement de vos documents avec un professionnel, vous bénéficierez donc d’une arborescence alliant conformité et efficacité.
L’archivage numérique
La dématérialisation des documents administratifs est dans l’air du temps et probablement inévitable. Il faut même la souhaiter, car elle apporte confort et souplesse.
La prestation propose une solution pour que la transition se fasse en souplesse et en toute sécurité.
Comment cela se passe-t-il concrètement
- À partir du moment où vous passez à la dématérialisation, vous recevrez vos documents numérisés par courriel.
- Dès lors, les documents (factures, courriers…) seront classés dans des répertoires, sous la forme de fichiers numériques, facilement consultables.
- Dans le même temps, les documents que vous produirez seront également numérisés en appliquant des routines mettant à profit des logiciels libres, gratuits et professionnels.
- Une nomenclature sera appliquée pour les noms de fichier permettant de les retrouver facilement dans une arborescence adaptée à vos besoins.
- Les documents numériques seront stockés sur un serveur à distance, accessible depuis internet.
- Vos documents seront sécurisés et bénéficieront d’une sauvegarde régulière.
Vous souhaitez déléguer le classement ?
Si vous souhaitez que je classe moi-même vos documents, la prestation Gestion Courante est peut-être plus adaptée à vos besoins. En effet, elle propose dans un forfait mensuel la mise en place de la dématérialisation ainsi que le traitement de vos courriels. Cliquez ici pour consulter les détails de la prestation.
Tarification
La prestation comprend :
- La création et la présentation de l’arborescence informatique, stockées à distance gratuitement
- La prise de contact avec vos partenaires afin qu’ils expédient dès lors leurs documents au format numérique
- La mise en place de solutions afin que vous puissiez produire vos documents numériquement
Ristournes
- 10 % si vous cumulez deux prestations facturées par abonnement.
- 10 % si vous êtes inscrit à ma liste de diffusion.
