Les clients de votre boutique paient au comptoir. L’argent récolté atterrit dans votre caisse. Le journal de caisse recense les sorties et les entrées de votre caisse. Le logiciel de caisse détaille, quant à lui, les entrées par type de règlement.
Le logiciel de caisse concrètement
Lorsque vous gérez une boutique, vous encaissez les règlements de vos clients avec une caisse enregistreuse. Le logiciel de caisse est le logiciel qui enregistre individuellement chaque paiement client. En fin de journée, l’application centralise les versements en indiquant le total perçu par type de règlement (espèces, chèque, carte bancaire) : c’est le ticket Z de caisse.
Le ticket Z de caisse
Le ticket Z de caisse comprend les opérations de la journée sous forme de totaux par type de règlement et par poste de vente. Le total de la TVA figure également dans le récapitulatif.
Par exemple, un ticket de caisse du 07/08/23 pourrait ressembler à ça :
- Ventes en alimentation : 545 €
- Ventes en produits d’entretien : 315 €
- TVA collectée : 93 €
- Paiements en carte bancaire : 578 €
- Paiements en espèces : 355 €
- Paiements par chèques : 20 €
Homologation du logiciel de caisse
Quel que soit le logiciel de caisse que vous utilisez, il doit être homologué dès lors que :
- Vous êtes redevable de la TVA
- Vos clients ne sont pas assujettis à la TVA
- Vous encaissez les paiements avec une caisse enregistreuse
L’administration fiscale souhaite en effet s’assurer que le logiciel de caisse utilisé par l’entreprise correspond bien à ses critères de qualité car, certains logiciels de caisse s’avèrent trop permissifs.
Ils permettent par exemple de modifier des tickets ou le mode de règlement utilisé.
Un logiciel de caisse empêchant ce genre de modifications peut sembler plus contraignant. Cependant, dans le même temps, ces contraintes garantissent les données enregistrées.
C’est une sécurité pour l’administration certes, mais cela facilite aussi le travail pour le commerçant qui dispose de chiffres justes. Il ne peut pas y avoir d’erreurs.
Ainsi, Lors d’un contrôle, l’administration exige l’attestation d’homologation assurant que les critères de la norme NF525 ou la certification LNE sont bien respectés.
L’entreprise qui utilise le logiciel de caisse doit réclamer cette attestation à l’éditeur de son logiciel de caisse.
Petit rappel concernant le journal de caisse
Le journal de caisse est un document qui n’a rien à avoir avec le logiciel de caisse. Il s’agit de deux documents différents :
- Le journal de caisse récapitule les mouvements en espèces
- Le logiciel de caisse récapitule les modes de règlements
Par conséquent, disposer d’un logiciel de caisse ne vous exempte pas de tenir un journal de caisse.
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