Votre caisse enregistreuse recense les règlements de vos clients. En fin de journée, elle réalise un récapitulatif du jour : le ticket Z. Il ne reste plus qu’à comptabiliser le ticket Z, mais comment faire ?
Notre exemple
Reprenons notre exemple illustrant l’article précédent, avec le ticket Z de caisse du 07/08 :
- Ventes en alimentation : 545 €
- Ventes en produits d’entretien : 315 €
- TVA collectée : 93 €
- Paiements en espèces : 355 €
- Paiements en carte bancaire : 578 €
- Paiements par chèques : 20 €
Application : comptabiliser le ticket Z
Les ventes créditent les comptes 70 (Produits), la TVA crédite le compte 4457 (TVA collectée), les paiements des clients débitent le compte 53 (caisse)… L’écriture, que vous pouvez saisir dans un journal dédié à vos tickets Z, doit être équilibrée :
- 707001 Alimentation 545 au crédit
- 707002 Produits d’entretien 315 au crédit
- 445710 TVA collectée 93 au crédit
- 530000 Paiements espèces 355 au débit
- 511100 Paiements cartes bancaires 578 au débit
- 511200 Paiements chèques 20 au débit
Contreparties
Sur votre relevé bancaire figurent les paiements réalisés par vos clients à l’aide de leur carte bancaire.
Généralement, ces montants sont globalisés par jour.
Ainsi, pour la journée du 07/08, vous devriez avoir un total de paiements par carte bancaire s’élevant à 578 €.
L’écriture à passer est :
- 511100 Paiements cartes bancaires 578 au crédit
- 512000 Paiements cartes bancaires 578 au débit
Il vous reste à établir, puis à saisir votre remise de chèques d’un montant de 20 €, l’écriture comptable :
- 511200 Paiements par chèques 20 au crédit
- 512000 Paiements par chèques 20 au débit
Saisie mensuelle ou quotidienne
L’administration accepte que vous enregistriez votre ticket Z mensuellement. Cela signifie que vous pouvez vous contenter d’une seule saisie par mois plutôt que d’une saisie par jour.
Cela peut paraître séduisant… Le gain de temps sur la saisie est effectivement appréciable.
Dans la pratique, l’intérêt de cette méthode n’est pas si évident.
D’une part parce qu’il faut calculer un ticket Z mensuel.
D’autre part, vous aurez de toute façon besoin de votre ticket Z quotidien pour tenir un journal de caisse en bonne et due forme.
Mais surtout, les montants que vous saisirez en contrepartie de votre ticket Z mensuel seront saisis quotidiennement (paiements par carte bancaires, remise de chèques…). En conséquence, vous risquez de perdre du temps sur le lettrage qui ne sera pas évident puisqu’il faudra faire correspondre un montant mensuel au débit avec des montants quotidiens au crédit.
Si, en cours de lettrage, vous constatez une erreur sur une journée, vous êtes parti(e)s pour ressortir vos justificatifs journaliers. Or, si vos paiements quotidiens sont enregistrés individuellement. vous avez tout directement sous les yeux dans votre comptabilité.
Enfin, si vous créez un système d’importation de vos Z de caisse, l’enregistrement mensuel des paiements ne se justifiera plus de toute façon…
Écarts éventuels
Parfois, il est possible que, par le plus grand des hasards, vous puissiez constater, à votre grande surprise, des écarts avec les encaissements réellement réalisés en espèces ou même par carte bancaire. Dans un monde idyllique, cela n’arrive jamais mais que voulez-vous, le monde n’est pas à l’image de comptabilité : pur, ordonné, parfait. Dans ce cas, deux possibilités s’offrent à vous :
- L’écart est faible : passez ces écarts en 658 ou 758 et faites en sorte que votre compta corresponde à votre ticket Z et à votre relevé de banque.
- L’écart est important : Vous voilà à la recherche de l’origine de l’écart. La saisie quotidienne plutôt que mensuelle vous sera alors bien utile.
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