La caisse et son journal de caisse représentent l’un des éléments comptables les plus redoutables à appréhender.
La caisse est un truc étrange qu’on alimente avec les règlements en espèces des clients et dont on se sert pour payer certains fournisseurs.
Quant à la place du journal de caisse dans la comptabilité, c’est encore plus confus, en particulier lorsque l’on possède une caisse enregistreuse qui collecte les paiements des clients à l’aide d’un logiciel de caisse…
Tous ces outils qui utilisent le mot « caisse » pour des buts différents donnent le tournis…
Quoi qu’il en soit, la tenue d’un journal de caisse est indispensable… Tout comme il est obligatoire de conserver ses relevés de compte…
Un compte bancaire en espèces
Effectivement, le plus simple est encore de considérer la caisse comme un compte bancaire, au même titre qu’un compte courant ou un livret.
La position se tient, car tous les deux, la caisse et le compte bancaire, recensent des mouvements de trésorerie.
Aussi, s’il est nécessaire de tenir un registre des opérations en banque, il faut également en tenir un pour les transactions en espèces.
Le document qui recense les mouvements opérés sur un compte bancaire est dénommé « relevé de compte bancaire ».
Pour les mouvements en espèces, le document s’appelle donc « journal de caisse ».
Cinq colonnes à la une
Préparez un cahier ou, mieux, un fichier informatique. Tracez cinq colonnes :
- Date
- Libellé
- Débit
- Crédit
- Solde
Le solde doit être contrôlé régulièrement. Cela signifie tous les jours ou, a minima, une fois par semaine si vous avez peu de mouvements.
Petite mise en garde : votre relevé de compte peut parfois être en négatif. Cette singularité n’est en revanche pas permise en ce qui concerne les espèces.
Pourquoi la tenue d’un journal de caisse est-elle obligatoire ?
La comptabilité est tenue en partie double…
Cela signifie que l’on enregistre, d’un côté les charges et les produits et de l’autre, les règlements fournisseurs et clients.
Les charges et les produits sont justifiés par les factures fournisseurs.
Les règlements de vos fournisseurs ainsi que les paiements de vos clients sont, quant à eux, validés par les mouvements bancaires et en espèces figurant sur les relevés de compte et le journal de caisse.
Et la caisse enregistreuse dans tout ça ?
La fonction première de la caisse enregistreuse est d’enregistrer les produits issus de vos ventes, quel que soit le mode de règlement.
Pour simplifier, votre caisse enregistreuse génère un « journal de vente » dans lequel sont recensées les entrées réalisées en cartes bancaires, chèques et espèces. Rien à voir avec le journal de caisse.
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