Vous êtes à la pointe du progrès car, chez vous, tout est dématérialisé. Du journal de caisse aux factures que vous envoyez à vos clients à l’aide d’un seul clic de souris. D’ailleurs, vous êtes très fier(e)s de vos documents qui se tiennent bien sages dans des répertoires merveilleusement classés alphabétiquement. C’est alors que, contre toute attente, un fournisseur remet innocemment dans vos mains… Un ticket de caisse ! C’est l’incompréhension, le début du chaos. En tout cas le retour à un passé que vous pensiez avoir laissé loin derrière vous… Gentiment, vous essayez de faire comprendre à votre interlocuteur que c’est grotesque de faire encore du papier au 21e siècle… Mais rien n’y fait. Le document est imprimé, vous allez devoir malgré tout procéder à un classement physique de votre comptabilité.
Plus sérieusement, nous nous dirigeons vers un classement 100 % dématérialisé, certes, mais il reste quelques exceptions à la règle. Comment procéder lorsqu’il faut déroger à la norme ?
Première règle indéfectible
Quoi qu’il advienne, votre classement reste dématérialisé et informatique. Dès lors, quel que soit le document physique que l’on vous a remis, vous devez le classer de manière informatique.
Ainsi, si vous avez reçu une facture papier, vous demandez un pdf.
Si le pdf n’est pas possible, ne fléchissez pas et scannez ou photographiez la facture pour votre classement informatique.
Et vous adoptez la même logique pour tout autre document.
Que faire avec le bout de papier après sa numérisation ?
Il semblerait qu’il ne soit pas obligatoire de conserver le document papier. Depuis l’ordonnance n° 2016-131 du 10 février 2016 portant réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations, et l’article 1379 du code civil qui en découle, une copie fiable a la même force probante que l’original.
Néanmoins, les textes peuvent être sujets à interprétation.
La prudence devrait être de mise. En ce sens, plutôt que d’utiliser le document comme un brouillon pour imprimer au verso ou y inscrire votre liste de courses, la sagesse suggère, peut-être, de conserver l’indésirable papyrus.
En effet, même si vous avez immortalisé en système binaire le document physique, ce dernier reste le document original. Or la copie ne vaudra jamais l’original. Quelque part, c’est même philosophique.
Concrètement
Investissez dans un classeur. Créez des parties à l’aide d’intercalaires :
- Fournisseurs
- Courriers et produits
- Relevés de compte
- Etc.
Rangez les documents papier dans ces parties.
Par ailleurs, si le document n’est pas au format A4, facilitez-vous la tâche en collant le justificatif sur une feuille de brouillon au format A4. Ce sera plus facile pour la consultation et, plus tard, pour l’archivage dans un carton qui s’entassera avec les autres au grenier.
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