La quantité de papier est considérablement réduite si vous décidez de dématérialiser la comptabilité.
L’objectif de la démarche est d’éliminer, intégralement, les documents au format papier pour les remplacer par des versions informatiques : tableaux régulièrement mis à jour, PDF, applications informatiques…
Liste des pièces à dématérialiser, ainsi que les démarches à mettre en oeuvre
Factures Fournisseurs
- Demandez à vos fournisseurs d’envoyer leur facture en PDF à votre adresse mail.
- Si vous avez un fournisseur que vous sollicitez souvent, demandez-lui une facturation hebdomadaire ou mensuelle.
- S’il reste des factures au format papier, il faudra les archiver dans un classeur après les avoir scannées. En effet, dès lors que l’original est au format papier, il faut le conserver.
Factures clients
- Utilisez un logiciel de facturation.
- Si vous émettez peu de factures, utilisez un tableur ou un traitement de texte pour établir vos factures.
Trésorerie
- Journal de caisse : Si vous ne disposez pas d’un logiciel dédié, utilisez un tableur comme Excel ou LibreOffice Calcul pour enregistrer les décaissements et les encaissements.
- Chéquier : Limitez l’utilisation du chéquier, car on ne peut pas dématérialiser un talon de chèques. En conséquence, privilégiez les paiements par virement (demandez les RIB de vos fournisseurs) ou paiements en espèces. En attendant d’avoir supprimé le chéquier, listez vos paiements par chèques dans un tableau créé avec un traitement texte comprenant trois colonnes (date, ordre, montant).
- Relevés de compte : Récupérez les relevés de compte sur l’espace mis à votre disposition par votre banque.
Paies et cotisations sociales
- Demandez à votre gestionnaire de paie de fournir feuilles de paies et récapitulatifs de cotisations au format PDF.
Contraintes
Lorsque l’on souhaite dématérialiser la comptabilité, quelques contraintes ne manqueront pas de se présenter, les connaître permet d’anticiper les difficultés et de les surmonter…
- Tout comme les documents format papier, les documents informatiques nécessitent d’en assurer la confidentialité, en particulier les informations liées à la paie. Par conséquent, assurez-vous que ces données sensibles sont bien inaccessibles à des tiers.
- Votre disque dur n’est pas immortel. Un défaut et vous pouvez perdre toutes vos factures fournisseurs, votre journal de caisse, vos relevés de compte… Utilisez un logiciel de sauvegarde et assurez-vous que les restaurations fonctionnent.
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Bénéficiez d’une organisation et d’un classement efficace, de sauvegardes automatiques et affranchissez-vous des tracas administratifs.
L’image d’illustration de cet article est tirée du film The 4D Man de Irvin S. Yeaworth Jr.
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