Votre salarié ou un bénévole a engagé des dépenses pour le compte de l’entreprise ou de l’association. Pour le rembourser, il est nécessaire d’établir un relevé de frais : mode d’emploi et modèle.
On distingue deux types de relevé frais engagés : factures fournisseurs et déplacements.
Rembourser des factures
Pour rembourser des factures, il convient d’établir un relevé de frais pour récapituler les dépenses.
La fiche contient d’autres informations comme le nom de la personne à rembourser, la date, une signature…
Il convient de joindre les factures des achats à la fiche récapitulative. Il est possible de les agrafer ou de les ajouter au relevé de frais dématérialisé sous forme de fichiers pdf.
Ces factures doivent être établies au nom de votre entreprise ou de l’association.
Rembourser des déplacements
Si la personne a effectué des trajets avec son véhicule, vous devez établir une fiche de déplacements en plus du relevé de frais. Cela peut être un récapitulatif mensuel ou au déplacement.
Le document contient des informations obligatoires telles que les chevaux fiscaux du véhicule, le numéro d’immatriculation.
Par ailleurs, la fiche de déplacements doit détailler chaque trajet : date, lieu de départ et d’arrivée, nombre de kilomètres.
Enfin, annexez cette fiche de déplacements au relevé de frais, au même titre qu’une facture fournisseur s’il y en a.
Comptabilité
Le relevé de frais est un document comptable. la pièce est saisie comme une facture dans le journal fournisseurs.
Si vous le jugez utile, vous pouvez configurer dans votre logiciel de comptabilité un journal réservé aux relevés de frais. C’est pertinent, en particulier si vous avez beaucoup de pièces chaque année. Ainsi, il sera plus aisé de retrouver l’ensemble des notes de frais, justificatifs qui seront forcément exigés lors d’un contrôle fiscal…
Télécharger notre modèle sur notre page Documents à télécharger
Prestation Gestion commerciale
Établir une facture, relancer un client, payer un fournisseur, suivre sa trésorerie…
Des tâches accessibles mais chronophages.
Pourquoi ne pas les confier à un spécialiste ?
Ainsi, vous pourrez anticiper les difficultés, gagner du temps, éviter les retards et disposer de données exploitables pour l’analyse.
J'ai créé une interface qui permet aux abonné(e)s de ma liste de diffusion
de poser des questions dans les domaines comptables et administratifs.
Une fois inscrit(e), à tout moment vous pouvez m'envoyer
vos questions par courriel et je tâcherai d'y répondre.
C'est gratuit. Si vous êtes intéressé(e),
vous trouverez le formulaire d'abonnement ICI.
Avec Votre secrétaire en ligne, je partage mes expériences acquises
pendant plus de deux décennies en comptabilité et toutes les tâches administratives.
Je propose des prestations pour
accompagner associations et entreprises.
Découvrez un aperçu de mes prestations ICI.
