Comment se passe concrètement la préparation à la comptabilité ?
La prestation Préparation à la comptabilité s’adresse à des entrepreneurs qui ont confié leur comptabilité à un comptable et qui souhaitent également se décharger de la préparation des documents.
Confier la préparation des documents à un spécialiste permet d’éviter les déconvenues et de gagner du temps sur cette tâche.
En ce sens, la prestation est basée sur une méthode qui a fait ses preuves et qui est étudiée pour diminuer au maximum les actions de l’entrepreneur dans ce domaine.
Avant-propos
Avec Votre secrétaire en ligne, vous travaillerez exclusivement à distance.
Votre comptabilité est ainsi dématérialisée.
Les fichiers sont enregistrés sur un serveur.
Vous aurez accès aux fichiers depuis n’importe quel ordinateur, tout comme votre comptable.
Quels documents sont concernés par la dématérialisation de la comptabilité ?
Pour simplifier :
- Factures clients
- Factures fournisseurs
- Relevés de compte
- Remises de chèques
- Journal de caisse
- Chéquiers
Peut-on facilement passer de documents physiques à de simples fichiers numériques ?
Réponse, point par point, pour chaque cas de figure :
- Vos factures clients sont déjà dématérialisées puisque réalisées avec un logiciel dédié. Si ce n’est pas déjà le cas, nous y travaillerons ensemble.
- Vos fournisseurs vous enverront leurs factures par mail ; quand cela ne sera pas possible, vous scannerez ou photographierez le document avec votre portable.
- Téléchargez vos relevés de compte depuis le site internet de votre banque.
- Le logiciel de facturation établit vos remises de chèques.
- Le journal de caisse est aussi tenu avec votre logiciel de facturation, ou avec votre système d’encaissement.
- Les chéquiers… il faut le reconnaître, le talon de chèques, c’est l’empêcheur de tourner en rond, le rabat-joie, le trouble-fête de la dématérialisation… Nous avons cependant des moyens pour limiter ses nuisances…
En pratique, comment cela se passe-t-il ?
- Armé de votre ordinateur, d’une connexion internet et de votre navigateur internet (Firefox, Chrome, Edge…), vous téléchargez vos documents comptables sous forme de fichiers sur un serveur mis à disposition par Votre secrétaire en ligne. Vous pouvez aussi les envoyer par courriel si vous préférez.
- Vous pouvez le faire au fur et à mesure ou attendre un mail récapitulant les éléments à fournir sous forme de liste.
- Vous n’avez pas besoin de nommer les fichiers : Votre secrétaire en ligne se charge de nommer les documents, les annoter et les classer.
- Il manque une information, quelque chose n’est pas réglementaire… Ce n’est pas un problème puisque vous êtes informé(e) avant la transmission au comptable.
- Votre comptable a des questions, il peut les transmettre à Votre secrétaire en ligne qui s’efforcera d’y répondre ou vous sollicitera.
En conclusion
La préparation à la comptabilité n’est pas une tâche à prendre à la légère car elle permet d’organiser vos pièces pour faciliter le travail de votre comptable.
C’est un peu comme préparer la table pour présenter les mets que l’on a concoctés en cuisine pour ses invités.
Or, une table mal dressée suggère que l’on ne se soucie pas vraiment du confort et du service pour ses convives.
Tout comme il serait dommage de ternir les efforts que l’on a réalisés en cuisine à cause d’une table mal mise, il serait ennuyeux de compromettre l’acharnement que vous avez déployé toute l’année à tenir une comptabilité bien structurée avec une comptabilité désorganisée.
Vous n’aurez pas de pourboire si vous faites gagner du temps à votre comptable, mais il ne vous demandera pas de complément et pourra peut-être même affiner son accompagnement.
En complément – La gestion commerciale ou l’accompagnement comptable
Vous pouvez aller encore plus loin en confiant à Votre secrétaire en ligne la gestion commerciale de votre entreprise (domaines clients, fournisseurs et trésorerie).
Si en revanche vous souhaitez faire vous-même votre comptabilité, Votre secrétaire en ligne vous propose un accompagnement comptable personnalisé. Vous faites des économies et maîtrisez vos chiffres.
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Quels outils et logiciels pour travailler avec Votre secrétaire en ligne
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Préparation à la comptabilité
Vous pouvez confier à Votre secrétaire en ligne la préparation des documents à destination de votre comptable :
Factures clients, fournisseurs, exports, relevés de comptes…
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