Voici la première partie d’une série « Maîtriser l’enregistrement des opérations courantes » avec la saisie des factures fournisseurs.
NB : Pour l’exemple, la procédure a été réalisée avec compta.libremen.com mais elle fonctionne pour n’importe quel logiciel.
La saisie des factures fournisseurs est effectuée dans le journal Fournisseurs, accessible une fois connecté depuis ce lien : https://compta.libremen.com/base/journal?open_journal=Fournisseurs
Cliquer sur Nouvelle entrée pour commencer la saisie d’une facture fournisseur.
L’écriture saisie doit comporter trois lignes, faisant apparaître :
- La charge liée à l’achat
- La TVA déductible
- La dette de l’entreprise vis-à-vis de son fournisseur
La charge liée à l’achat
Date
C’est la date de la facture qu’il faut enregistrer et non pas la date de livraison ou de paiement.
Libre
Laissez ce champ libre si vous n’avez pas besoin de comptabilité analytique.
En revanche, si vous souhaitez établir des comptes de résultats spécifiques à chacune de vos activités, utilisez ce champ pour renseigner le code de l’activité. Par exemple, pour une boulangerie-pâtisserie, cela pourrait être :
| Code analytique | Activité |
|---|---|
| BO | Boulangerie |
| PA | Pâtisserie |
| TR | Traiteur |
Compte
Sous Compte, saisir « 6 » pour faire apparaître la liste des comptes. Dès lors, il suffit de sélectionner le compte correspondant à la charge.
NB : Pour faciliter la recherche à travers le plan comptable, sachez que l’ordre des comptes de charges n’a pas été établi au hasard : les premiers comptes concernent les achats de biens matériels puis des dépenses de plus en plus immatérielles :
| N° commençant par | type de compte |
|---|---|
| 60 | Achat de matériel (marchandises, fournitures d’entretien ou administratives… |
| 61 | Location, sous-traitance générale (photocopies), entretien et réparation, assurance… |
| 62 | Honoraires, Transport, internet… |
| 63 | Impôts et taxes |
| 64 | Salaires et social… |
Pièce
Il s’agit du numéro de pièce attribué en interne à la pièce comptable lors de son archivage dans un classeur ou sur un serveur informatique. Cette référence permet de rapidement remettre la main dessus. Exemple : FO 01, FO 02, etc.
Libellé
Ici, il suffit d’entrer le nom du fournisseur.
Il peut néanmoins être intéressant de préciser certaines informations concernant la charge.
Par exemple, si la facture a été établie par un fournisseur récurrent, ajouter le numéro de la facture permettra de distinguer les pièces lors du lettrage. Sur ce point, on peut se contenter de ne saisir que les 4 derniers chiffres du numéro de la facture.
Si la charge concerne un abonnement, indiquer le mois ou le trimestre concerné permet de mieux discerner les périodes dans la comptabilité. Par exemple pour une facture de septembre d’Orange, vous saisirez Orange 09.
Débit/Crédit
Le montant de la charge est à saisir au débit.
La TVA déductible (si vous êtes assujetti)
Passez à la ligne suivante.
Laissez vide le champ Libre.
Sous Compte, saisissez « 445660 ». Ce compte correspond à la TVA déductible.
Tapez sur la touche « Espace » pour recopier automatiquement le libellé de la ligne précédente.
Saisissez le montant de la TVA déductible indiqué sur la facture au débit.
La dette de l’entreprise vis-à-vis de son fournisseur
Passez à la ligne suivante.
Laissez vide le champ Libre.
Sous compte, entrez « 401 » pour faire apparaître la liste des fournisseurs.
Chaque fournisseur dispose de son propre compte commençant par 401. Sélectionnez le compte du fournisseur.
Tapez sur la touche « Espace » pour recopier automatiquement le libellé de la ligne précédente.
Saisissez le montant à payer au fournisseur au crédit.
Vérifiez que l’écriture est équilibrée et cliquez sur Valider pour enregistrer.
Nota benne
Pour aller plus vite, déplacez-vous de champ en champ avec :
- la touche « Tabulation » pour avancer
- la combinaison « Majuscule+Tabulation » pour reculer
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