Les temps forts de la mission de trésorier sont nombreux et difficiles à appréhender car ils se déclinent sur une année entière.
En outre, tout est important. Impossible de faire l’impasse sur une tâche ou sur une autre.
Ma proposition d’organisation isole les tâches régulières et les autres, ponctuelles, rythmées par les conseils d’administration.
Le quotidien
La mission du trésorier, ce sont ces tâches qui font son quotidien, ou presque. Ces opérations doivent être assurées tout au long de l’année, tous les mois ou presque, voire chaque semaine :
- Tenir la caisse et contrôler le solde
- Éviter d’avoir un compte bancaire à découvert et réaliser les rapprochements bancaires
- Effectuer la facturation des clients, le suivi des créances et les éventuels rappels
- Rédiger les appels à subventions
- Régler et classer les factures fournisseurs
- Payer les salaires et les cotisations sociales
NB : Certaines tâches peuvent être déléguées à un trésorier adjoint, un salarié ou un indépendant (comme Votre secrétaire en ligne par exemple). En revanche, le contrôle final reste à la main du trésorier dans la mesure où il est responsable de la stabilité financière de l’association.
Les conseils d’administration
Les CA sont des moments opportuns pour fixer des échéances et ainsi rythmer les moments forts de l’activité du trésorier.
Ces réunions ont lieu plusieurs fois par an et permettent de suivre l’actualité de l’association et de prendre des décisions qui nécessitent une validation par les autres bénévoles.
La programmation de ces réunions est assurée par l’association. Et le trésorier peut s’appuyer sur ce calendrier pour établir ses échéances, par exemple :
Janvier/février : Présentation des comptes définitifs de l’année précédente
Avril et septembre : Analyse des résultats financiers à l’aide de tableaux de bord
Mai et décembre : Échanges sur le recouvrement de créances clients en cours
Juin : Débat sur la révision des tarifs
Octobre/novembre : Exposé du budget prévisionnel de l’année à venir
Les autres réunions
La présence du trésorier est également requise lors des réunions du bureau, avec le secrétaire et le président, et durant lesquelles sont traitées les questions courantes.
Dans certaines associations, le trésorier assiste aux réunions avec le comptable qui lui présente les comptes ou encore à celles organisées avec les parties prenantes comme les financeurs.
Enfin, le meilleur pour la fin : Durant l’assemblée générale, temps fort de l’année, le trésorier présente les comptes aux adhérents présents.
Votre secrétaire en ligne propose la prestation S’organiser en tant que trésorier pour ne pas laisser les bénévoles seuls face à leurs obligations.
La solution s’adapte à toutes les tailles d’association, de la plus modeste à la plus complexe, qu’elle soit soumise à des obligations comptables ou non.
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