Vous vous demandez à quoi ressemble concrètement la gestion commerciale avec Votre secrétaire en ligne ?
Avant-propos
Pour s’adapter à vos besoins et offrir des solutions adaptées, Votre secrétaire en ligne propose de classer la gestion commerciale en trois principaux domaines. Chaque domaine comprend plusieurs tâches.
Dès lors, vous choisissez quels domaines et quelles tâches vous souhaitez déléguer.
1. Domaine clients
- Élaboration des devis et des factures
- Préparation et enregistrement des règlements
- Suivi, relances et mise au contentieux si nécessaire
2. Domaine fournisseurs
- Contrôle, classement numérique des factures, mise en règlement
- Paiement des fournisseurs
- Archivage
3. Domaine trésorerie
- Tenue, classement et archivage des pièces entièrement dématérialisées (chéquiers, remises, relevés…)
- Suivi adapté à la structure, plan de trésorerie avec création de tableaux de bord pour anticiper les difficultés, placer les excédents…
Vous pouvez me fournir les documents par courriel ou les transférer en utilisant un serveur que je mettrai à votre disposition, accessible depuis votre navigateur internet.
Facturation et suivi – Le domaine clients
Les informations pour élaborer devis et factures peuvent être transmises par courriel, SMS ou en utilisant les formulaires dédiés :
En utilisant les formulaires, vous êtes assuré(e) que toutes les informations nécessaires ont bel et bien été transmises.
En retour, vous recevez le document au format PDF que vous pourrez envoyer à votre client.
Naturellement, vous pouvez également confier l’envoi des factures et devis à Votre secrétaire en ligne en communiquant l’adresse mail de votre client.
Il existe quatre modes pour percevoir vos règlements :
Les chèques bancaires tendent à disparaître et sont remplacés par les virements bancaires. Tant que vous encaisserez des chèques, vous devrez procéder aux remises en banque (physiquement ou par voie postale) et tenir un fichier informatique détaillant les montants et les clients.
Les règlements en espèces sont inscrits dans un journal de caisse ou automatiquement grâce à la caisse enregistreuse.
Les règlements par carte bancaire ainsi que les virements ne nécessitent pas d’élaborer des documents supplémentaires ; les relevés de compte sont suffisants.
Votre secrétaire en ligne peut s’occuper du suivi du règlement des factures grâce aux exports des relevés de compte. Si vous le souhaitez, je peux aussi m’occuper de vous informer des factures en retard de paiement ou procéder directement aux relances, ainsi qu’à la mise au contentieux.
Factures et règlements – Domaine fournisseurs
Cette partie est entièrement dématérialisée.
Cela signifie que la très grande majorité de vos fournisseurs transmettront leurs factures en PDF. Soit ils envoient leurs factures à Votre secrétaire en ligne directement, soit vous les transmettez vous-même en les téléchargeant avec votre navigateur internet.
Les factures établies par vos fournisseurs au format papier doivent être scannées (ou photographiées avec votre portable).
Votre secrétaire en ligne classe les factures et prépare le fichier de virements pour les règlements de vos fournisseurs que vous n’aurez plus qu’à transmettre à votre banque.
Espèces et banque – Domaine trésorerie
Votre secrétaire en ligne veille à ce que la trésorerie soit positive mais anticipe aussi les difficultés. Ensemble, nous envisageons les tableaux de bord nécessaires et les objectifs à tenir.
Pour le suivi, soit vous transmettez un export de vos relevés bancaires, soit vous permettez un accès limité à Votre secrétaire en ligne.
En complément – La préparation à la comptabilité ou l’accompagnement comptable
Votre secrétaire en ligne peut s’occuper de la gestion commerciale mais vous pouvez aller encore plus loin.
En optant pour la préparation à la comptabilité, vous confiez à Votre secrétaire en ligne la préparation des documents à destination de votre comptable. Vous bénéficiez de l’organisation d’un classement efficace. Vous vous affranchirez des tracas administratifs.
Mais peut-être souhaiteriez-vous faire vous-même votre comptabilité… Dans ce cas, Votre secrétaire en ligne vous propose un accompagnement comptable personnalisé. Vous faites des économies et maîtrisez vos chiffres.
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Quels outils et logiciels pour travailler avec Votre secrétaire en ligne
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Prestation Gestion commerciale
Établir une facture, relancer un client, payer un fournisseur, suivre sa trésorerie…
Des tâches accessibles mais chronophages.
Pourquoi ne pas les confier à un spécialiste ?
Ainsi, vous pourrez anticiper les difficultés, gagner du temps, éviter les retards et disposer de données exploitables pour l’analyse.
J'ai créé une interface qui permet aux abonné(e)s de ma liste de diffusion
de poser des questions dans les domaines comptables et administratifs.
Une fois inscrit(e), à tout moment vous pouvez m'envoyer
vos questions par courriel et je tâcherai d'y répondre.
C'est gratuit. Si vous êtes intéressé(e),
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Avec Votre secrétaire en ligne, je partage mes expériences acquises
pendant plus de deux décennies en comptabilité et toutes les tâches administratives.
Je propose des prestations pour
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