Vous avez reçu une facture fournisseur : 5 erreurs à éviter.
Faire l’impasse sur le numéro SIRET
S’il n’y a pas de numéro SIRET, cela signifie que votre fournisseur n’a pas de structure juridique, que ses revenus ne sont pas imposés, qu’il ne paie pas de cotisations sociales.
C’est pas bien et vous le savez.
Par conséquent, en cas de contrôle, vous ne serez pas surpris(e) de subir un redressement.
Si votre contrôleur est un chic type, il se contentera de calculer les cotisations sociales sur les montants que vous avez payés. En revanche, s’il s’est levé du pied gauche, attendez-vous à un traitement moins agréable avec contredanse et pénalités de retard…
NB : D’autres éléments doivent également figurer sur la facture, comme son numéro, la date, la désignation du produit (ou de la prestation), ainsi que les quantités et prix unitaires, la TVA applicable, les identités du vendeur/prestataire et du client, leurs numéros d’identification à la TVA.
Mal ranger la facture
Mal ranger une facture, ce n’est pas seulement l’oublier sous la tasse à café ou la balancer à la corbeille à papier avec les prospectus publicitaires de la journée…
De sa réception à son transfert dans les combles, une facture doit suivre un cycle bien défini :
1. Après ouverture de l’enveloppe, casez la feuille dans une boîte de rangement à papier.
2. Lorsque vous êtes décidé(e) à payer vos factures, videz votre boîte de rangement, payez les montants dus et rangez les documents dans un classeur pour que le comptable puisse les saisir.
3. Après la clôture comptable, regroupez toutes vos factures dans un carton d’archives pour leur ultime destination : le grenier.
Oublier de noter la date et le mode de règlement
Au moment de payer, systématiquement, vous devez indiquer le mode de règlement.
Pourquoi ?
Lorsque, huit mois plus tard, votre comptable vous informera qu’il n’arrive pas à trouver le mode de règlement de la facture dans ses journaux, vous vous féliciterez d’avoir inscrit le numéro de chèque sur le document… En particulier lorsque vous vous rendrez compte que le comptable ne pouvait effectivement pas trouver le règlement puisque vous aviez utilisé par mégarde votre chéquier personnel plutôt que celui de l’entreprise…
NB : N’hésitez pas à tapisser votre facture d’informations diverses et variées qui seront toujours utiles à votre comptable préféré… Comme la destination et l’emploi des marchandises. Lors de la saisie, le comptable a besoin d’affecter les montants à des comptes, voire à des activités. S’il a toutes les informations, il ne viendra pas vous ennuyer avec ses questions barbantes. Faites de même lors d’un achat exceptionnel, cela peut l’aider pour l’analyse des résultats en fin d’année.
Faire des photocopies de vos factures
Assurez-vous bien d’avoir un seul document pour chacune de vos dépenses.
Si vous photocopiez une facture, le risque d’une double saisie en comptabilité est grand…
Une double saisie génère une anomalie dans la comptabilité… Or, les anomalies coûtent cher en temps de traitement.
NB : Dans le même genre, conservez les devis à part. En effet, afin d’éviter un nouveau risque de double saisie, ne les classez pas avec les factures.
Vérifiez les totaux
Une dernière pour la route… Vérifiez que les calculs sur la facture sont bons :
- Les taux de TVA sont justes
- Le montant hors taxe correspond au total calculé
- Les totaux HT et TTC sont cohérents
Ce n’est pas inutile, parfois on peut avoir de sacrées surprises…
Préparation à la comptabilité
Vous pouvez confier à Votre secrétaire en ligne la préparation des documents à destination de votre comptable :
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