Établir un devis fournit une sécurité au prestataire en déterminant une estimation de ses prestations. Bien sûr, le document permet aussi au client d’évaluer le montant de son investissement à venir. Cependant, comme il peut aussi utiliser le devis pour comparer différentes offres, sa rédaction doit être soignée.
Un modèle vaut plus que des discours
Pour nous épargner une liste indigeste d’éléments à faire obligatoirement figurer dans un devis, un modèle est disponible ici.
Maintenant que nous avons éludé la question de la forme, prenons un peu de temps pour le fond…
Les éléments importants qui doivent figurer sont nombreux ; on peut les regrouper en trois grands domaines…
L’identité du prestataire et du client
Déclinez votre identité, vous n’avez rien à cacher… Exhibez votre beau logo, déballez vos numéros : téléphone, SIRET, n° de TVA intracommunautaire et surtout, le plus important, l’IBAN !
Délivrez également à votre futur client l’ensemble des canaux qui peuvent le conduire à vous : Adresse, téléphone, courriel, fréquence télépathique…
Des chiffres, encore et toujours…
Vous devez faire figurer la date d’établissement du document, le délai pour répondre et accepter votre offre irrésistible et, bien sûr, le montant à payer au terminus, en précisant les inévitables et indispensables taxes.
Prévoyez un délai d’expiration. C’est important. Ne serait-ce que pour se prémunir de mauvaises surprises dans le cas, improbable certes, où le prix des matières premières s’envolerait, par exemple…
Si nécessaire, vous pouvez détailler les postes nécessaires à l’exécution de la commande.
La commande
La description de la mission à réaliser répertorie tous les frais liés à la commande. Cela comprend le matériel, le temps de travail et les frais de déplacement.
N’hésitez pas à préciser les modalités de livraison, les délais de réalisation de la prestation, voire la date prévue pour le début de la prestation.
Prévoyez un emplacement pour les signatures.
Les logiciels
Le plus simple est d’utiliser un traitement de texte ou un tableur. Tout le monde pense à Excel et Word compris dans la suite Microsoft Office, mais il y a mieux car libre et gratuit : LibreOffice (Calcul, Writer) : https://fr.libreoffice.org/
Quel que soit votre choix, vous pourrez établir un devis. Vous pourrez même le dupliquer pour en créer des autres, à l’infini et au-delà, et c’est peut-être ça le problème…
En effet, cette solution logiciel rencontre vite ses limites si vous avez beaucoup de documents à établir. En particulier si vous détestez refaire systématiquement la même chose.
Faire et défaire c’est aussi travailler disait ma grand-mère
Vous serez en effet constamment obligé(e) de rééditer individuellement ces documents, chaque fois que vous aurez un nouveau devis à établir.
La solution est d’opter pour un logiciel de facturation qui permettra d’établir un devis puis, en un seul clic, de le transformer en une facture.
En trois coups de cuillère à pot, vous pourrez aussi retransformer votre facture en avoir… Mais c’est moins rigolo…
Pour vos devis, vos factures et avoirs, le monde du logiciel Libre propose l’excellent Laurux : https://www.laurux.fr/
Prestation Gestion commerciale et préparation à la compta
Vous avez le droit de ne pas être emballé à l’idée de vous occuper de vos devis et factures.
Pourquoi ne pas confier cette tâche, voire la tenue des éléments comptables à une personne expérimentée ?
Ainsi, vous pourrez anticiper les difficultés, gagner du temps, éviter les retards et disposer de données exploitables pour l’analyse.
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