« Une facture fournisseur, c’est simple comme bonjour : je la reçois, je la paie. Je la classe. »
Attention, vous vous exposez à des difficultés si vous survolez ces trois étapes concernant votre facture fournisseur.
D’une part, parce que vous avez des obligations concernant vos charges. Par exemple, l’URSSAF pourrait considérer que vous avez employé quelqu’un au noir si le SIRET de votre fournisseur n’apparaît pas sur le document…
D’autre part, parce que vous pouvez facilement perdre fastidieusement votre temps… En effet, et même s’il est vrai que faire et défaire, c’est aussi travailler, il est quand même préférable de s’économiser un temps précieux, voire éventuellement de l’agacement.
Voici une procédure pour ne pas faire les choses en double et pour s’éviter d’éventuelles infortunes…
Attention facture fournisseur en approche !
1. À la réception d’une facture :
Vérifiez la conformité du document.
En effet, une facture doit présenter :
- un numéro
- une date
- la désignation du produit (ou de la prestation), ainsi que les quantités et prix unitaires
- les identités du vendeur/prestataire (adresse, SIRET) et du client
- leurs numéros d’identification à la TVA.
Tirer avantage de cette étape pour surligner quelques éléments qui simplifieront la saisie comptable : la date, la référence, les montants TTC et HT.
Profitez-en pour donner un numéro personnalisé à votre facture , par exemple FO 2022-01-1. Cela vous permettra de la retrouver facilement… Par exemple, lorsque votre comptable vous dira qu’il y a un problème avec la FO 2022-01-1, vous serez en mesure de mettre la main dessus en moins de temps qu’il n’en faut pour le dire. (sur la facture, pas sur le comptable !)
Essayez d’écrire ce numéro toujours au même endroit (en haut à droite, ou à gauche…). Ainsi, si vous cherchez un numéro, vous saurez où regarder sur les factures.
Passons au moment que tout le monde déteste…
2. Règlement des factures
Que vous régliez par virement ou par chèque, n’oubliez pas d’indiquer le numéro de la facture et la date. Pour vous aider à faire le lien entre la facture et le règlement, indiquez votre numéro de facture personnalisé sur le talon de chèque ou sur le virement.
Inscrivez également le mode de paiement et la date sur la facture, ça peut aider…
Doit-on régler plusieurs factures avec un seul paiement ou procéder à un paiement par facture ?
Les outils comptables permettent aisément de rapprocher plusieurs factures avec un seul règlement. Cela vous permet de gagner du temps en évitant de faire un règlement par facture. Cependant, certains comptables préfèrent gérer des montants de factures et de virements identiques. Renseignez-vous auprès d’eux car, au bout du compte, c’est eux qui vont traiter ces données.
Bon débarras !
3. Classement
Vous pensez peut-être que vous n’aurez plus jamais besoin de ressortir votre document comptable… Détrompez-vous… Votre comptable, ou pire les services fiscaux, peuvent vous demander de leur retrouver la facture. Différentes possibilités s’offrent à vous, vous pouvez classer vos factures :
par mois :
- intercalaire douze touches (une touche par mois)
- adoptez comme n° personnalisé : FO 01 1, FO 01 2, etc. (01 correspond au mois)
- classez les factures par date de facturation, exemple : une facture datée du mois de janvier payée en février est classée dans l’intercalaire janvier (cela sera plus facile à retrouver, car le comptable saisit les factures selon la date de facturation).
par fournisseur :
- un intercalaire par fournisseur ou par lettre de l’alphabet
- adoptez comme n° personnalisé : La Poste 1, La Poste 2.
- classez les factures par date de facturation : la plus ancienne en premier, les plus récentes par-dessus.
fourre-tout :
Si vous n’avez pas beaucoup de factures (moins de 50), ne vous prenez pas la tête et rangez vos factures sans classement
- adoptez comme n° personnalisé : FO 1, FO 2, FO 3…
- ne classez pas vos factures par date, rangez-les les unes sur les autres, les dernières arrivées sur les plus anciennes.
Voilà.
Si vous respectez cette procédure, vous devriez être plus ou moins tranquille.
Pour gagner encore plus de temps dans votre planning, essayez de vous réserver un temps pour chaque tâche, exemple :
- Le premier lundi du mois, je vérifie la conformité des factures reçues
- Le second lundi du mois, je procède au règlement de mes factures
- Le troisième lundi du mois, je classe mes factures
C’est triste à dire, mais c’est une réalité, faire les choses en masse à la chaîne est plus rapide que de les traiter une par une.
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